MANAJEMEN PERKANTORAN

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melasanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin ).

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepermerintahan yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan.
3. Untuk menyusun keterangan : pembukaan, invertarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan.
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan.
3. Untuk menyusun keterangan : pembukaan, invertarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan.
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan,                produktivitas.
7. Bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.

SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN

* Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
* Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® manajer
* Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
* Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
* Segi Mesin-mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudah pelaksanaan pekerjaan.
* Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER

1. Menberi intruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. Mengawasi pegawai-pegawai dalam melasanakan tugasnya.
3. melati pegawai-pegawai untuk melasanakan tugasnya.
4. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN BAWAHAN.

1. mendamaika perselisihan kepada bawahan/perorangan
2. memelihara kedisiplinan
3. memlihara hubungan baik antar manusia dan bawahan
4. jika perlu memberi pinjaman/hutang

TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN

1. menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainya
3. menolak dan menerima permintaan para pegawai
4. melaksanakan kebijakan-kebijakan terhadap lingkungan kantor

LINGKUNGAN KANTOR

lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabotan, tata ruang  kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantortersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi fisik yang di maksud adalah kondisi di luar gedung misalnya :
1. puskesmas
2. kantin
3. bank
4. dll

Syarat-syarat pendirian kantor

1. letak    : dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah     makan, DLL.
2. kepatutan
3. pertimbangan-pertimbangan tentang biaya

Keuntungan perusahaan jika didirikan sesuai dengan syarat.

1. biaya lebih murah
2. udara lebih bersih
3. fasilitas angkutan yang baik
4. ruangan dapat di perluas

Kantor yang bersifat terbuka.

Terbuka disini merupakan suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi-seksi saling bekerja sama sehingga bisa saling mengikat.

Kentunggan kantor bersifat terbuka

1. pengawasan dapat mudah terpantau
2. penghematan dalam lias lantai
3. penempatan dan tata ruang mesin dapat tertata rapi
4. penghematan dalam peneranggan.

Kerugian kantor terbuka

1. suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan
2. suasana gaduh
3. mendorong kondisi yang ramai
4. binggung karena teman atau tamu

Perabot-perabot kantor

Dalam membeli prabot-prabot kantor harus diperhitungkan factor-faktor berikut.
1. harus menghemat ruang lantai
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. tidak begitu berat supaya dapat mudah untuk dipindahkan
4. perabot tersebut lebih baik berupa logam agar menghindari kebakaran

Prosedur-prosedur pekerjan perkantoran

Prosedur perkantoran adalah system-sistem atau urutan-urutan dari langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan kantor dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan berhubungan dengan perjaan tersebut, bagaimana melakukan, siapa yang melakukanya.

Pentingnya system perkantoran karena :

1. membuat pekerjaan kantor lebih lancar.
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian berbeda.

Prinsip-prinsip pada sistim perkantoran

1. hendaknya sederhana sehingga mudah dalam melakukan pengawasan.
2. spesialisasi hendaknya digunakan sebaik-baiknya
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada folmulir-folmulir
4. sistem-sistem hendaknya fleksibel sehingga mempermudah jika terjadi perubahan
5. pembagiaan tugas-tugas yang tepat
6. penggunaan mesin perkantoran dengan sebaik-baiknya.
7. penyelenggaraan tata usaha harus diselenggarakan seminimum mungkin.

Buku pedoman kantor sebagai pedoman pada kantor.

Buku pedoman kantor memuat diantaranya :
1. garis-garis besar organisasi perkantoran yaitu tugas-tugas setiap jabatan
2. metode-metode yang berhubungan dengan jabatan.
3. formulir yang digunakan dan cara penggunaanya.
4. instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman.

Keuntungan buku pedoman kantor.

1. buku pedoman kantor mempermudah pengawasan
2. buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yg adil
3. buku pedoman kantor mempermudah dalam pelatihan pegawai.

Kerugian penggunaan buku pedoman kantor

1. prosedur tidak lebi baik dengan prosedur tertulis.
2. isi pekerjaan dengan jabatan selalu berubah.
3. menyiapkan buku pedoman membutuhkan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.

Bagan-bagan pekerjaan

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara sehingga dapat mudah di mengerti.

Macam-macam bagan pekerjaan.

1. bagan analisa pekerjaan
2. bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. bagan diagram digerakan
4. bagan operasi

Tujuan-tujuan bagan

1. bertujuan untuk mengiktisar tentang pelaksaan pekerjaan
2. memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pekerjaan.
3. untuk petunjuk menggunakan mesin yang harus dikerjakan yang sudah diberikan skejul pekerjaan

Pengorganisasian kantor

Organisasi adalah sebuah wadah sebuah kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuaan.
Alasan-alasan pendiriaan organisasi kantor.
1 organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya.
2. organisasi mempengaruhi koordinasi
3. organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan perorangan
4. organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai

Prinsip-prinsip organisasi

1. harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sambai bagian terbawah.
2. otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3. pengawasan pusat dan desentralisasi maksimum
4. menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertical.

About these ads